Indigo Ball
  • 0,00 0item(s)

BPR A case study report on Allied Bank Limited Pakistan 600 x 600

Business Process Re-engineering: A Case Study of Allied Bank

Asif Arif (Date: 17.05.2011)


BPR A case study report on Allied Bank Limited Pakistan 812 x 394

Business Process Re-engineering (BPR) is basically the redesigning and rethinking the fundamental processes of businesses with the purpose of improvement into performance measures like service quality, cost and speed of serving the customers. But here we will make evaluation to check how these performance factors, are furnished or improved by business process re-engineering.

1. Allied Bank Limited: 

Allied Bank Limited is commercial bank in Pakistan, which was established in 1942 (before Independence) with the name of Australasia Bank, in Lahore (City of Pakistan). In 1974, the bank was renamed with Allied Bank of Pakistan and in 2005, finally the bank was renamed  with  Allied  Bank  Limited.    Since last 60 years, Allied bank is providing commercial  banking  service  to  its  customers,  including  Commercial  banking,  Depositing,  Financing,  Loans,  Insurance,  Debit  Cards  and  other  universal  retail  banking  services  in  Pakistan.  In past, the Allied Banks  was  running  on  Manual  banking  systems,  but  after  emergence  of  technologies,  banks  has  adopted  the  use  of  communication  technologies  and  now  Allied  bank  is  working  with  800  online  branches  which  are  providing  technology  based  consumer  &  Business  banking  services  to  consumers  and  businesses.

The Allied Bank Limited  is  being  running  through  broad  level  vision,  mission  and  business  values,  which  are  guiding  the  business  under  pre-defined  standards  of  operations.  These includes;

Vision:

Become  Efficient  and  Dynamic  Bank,  which  provides  integrated  banking  solutions  for  becoming  the  best  choice  bank  for  consumer’s  perspectives.

Mission:

  • Providing Customers  With  Value  Added  Services
  • Meet  the  customer  requirements  by  providing  Innovative  Solutions  through  high  technology.
  • Contributing  Society  by  playing  proactive  role.
  • Developing  sustainable  value  for  business  through  diversity,  efficiency  and  continuous  growth.
  • Rewarding  Dedicated  teams  according  to  performance  and  abilities  of  qualified  employees.

Values:

  • Showing High  Performance
  • Showing Integrity
  • Services With  Excellence
  • Regular Innovation   &   Continuous  Growth

The  Allied  Bank  Limited  is  selected  for  this  assignment  report,  we  will  analyze  the  effects  of  BPR  in  shape  of  improvement  in  Cost,  Speed,  Quality  Services  after  conducted  the  BPR, here  we  will  discuss  the  past performance  of  Allied Bank,  at  time  of  manual  entries (Abl.com, 2011).

2. Business Process Re-engineering: 

The  business  process  re-engineering  is  known  as  the  “Radical  Re-design  and  Rethinking”  of  business  processes,  which  are  conducted  to  improve  the  performance  measures  like  cost,  quality,  service  and  quickness.  (Hammer  &  Champy  1994). Business  process  re-engineering  is  used  by  companies  to  improve  their  processes,  solve  any  program,  launch  a  new  product,  and  replace  the  old  technology  with  new  one,  use  of  internet  &  Digital  Technologies.  Michael Hammer  and  James  Champy  describe  it  as  “the  fundamental  rethinking  and  radical  redesign  of  business  processes  to  achieve  dramatic  improvements  in  critical  contemporary  measures  of  performance  such  as  cost,  quality  service  and  quickness  in  business  operations”.  The Following  things  must  cover  the  BPR;

  1. The fundamental  refers  to  the  basic  style  or  nature  of  company
  2. Radical states  that  processes  are  radically  re-designed  by  forgetting  the  old  processes  and  discovering  the  new  processes  and  secondly,  the  processes  must  be  defined  by  building  strong  bases  not  through
  3. Processes are  important  to  re-design  not  only  changes  into  jobs,  tasks,  frames  and other processes

Concept  of  Business  Process  Reengineering  starts  from    In  past,  the  IT  technologies  are  not  widely  used,  and  worked  was  done  manually,  but  after  the  emergence  of  IT  technologies,  the  use  of  IT  technologies  has  been  started  by  companies  to  collect,  process  and  manage  the  information  about  company,  processes,  customers  and  other  stakeholders.  And  after  emergence  of  IT  technologies,  everyone  started  to  find  the  ways  for  redesign  its  processes  so  to  convert  from  manual  to  computerize  information  management.

See Also: Business Process Re-engineering – A Theoretical Perspective

The  factors,  which  force  the  companies  to  conduct  BPR  in  their  systems  are  including,  Information  Technology  Advancement,  Change  in  Customer  Needs,  change  in  governmental  policies,  change  in  products  usage,  market  competition  and  other  factors,  so  to  understand  and  meet  the  needs  and  wants  of  customers.  But  IT  is  known  as  the  major  enabler  of  BPR,  because  with  the  computer,  organizations  are  improving  its  tasks  and  procedures  with  accuracy,  speed,  quality  and  better  services (  Hammer  &  Champy  1994).

The  companies  are  widely  getting  involves  into  process  of  re-engineering  of  its  business  performance.  As  discussed  above,  it  has  become  a  need  for  companies  that  wants  to  be;

  • To gain the competitive  advantage
  • Improve the business  process
  • Act as  Leader  over  into  industry  for  following
  • Rethink, reorganize  and  re-redesign  the  business  process
  • Achieve high  rank  from  the
  • Build the  company’s  image  through  change  into

The  above  objectives  are  found  for  company  to  adopt  the  business  process  engineering.  Here  we  will  analyze  the  BPR  outcomes  for  Allied  Bank,  and  we  will  discuss  the  use  of  IT  technologies  in  Business  Process  Re-Engineering.

3. Role of IT in Business Process Re-engineering: 

Companies  are  widely  adopting  the  approaches  of  Business  Process  Re-engineering  which  help  in achieving  multiple  benefits  for  company  and  for  customers  through  re-thinking  and  re-designing  the  strategies,  and  replacing  the  old  strategies  with  new  and  updated  strategies.  The  role  of  IT  technologies  is  marvelous  into  business  process  re-engineering  as  IT  is  considered  the  major  enablers  of  BPR  due  it  is  significant  benefits  and  its  coverage  and  effectiveness  (Example  Discussed  later  in  Allied  Bank  Case).  The  role  of  IT  is  not  limited  to  managing  the  BPR  but  at  very  broader  level  which  includes  the  describing  the  vision  for  BRP  efforts,  developing  strategies  and  action  plans,  monitoring  results  and  making  adjustments  and  continuous  process  improvement  is  ongoing  process  for  walking  with  success  of  company.

The effectiveness  of  IT  in  Business  Process  Reengineering  can  be  improved  through  focusing  the  performance  measures  and  secondly  re-thinking,  Re-shaping,  and  Re-inventing  the  up  to  date  activities  within  new  environment  of  an  organization.  and  the  success  of  effective  IT  efforts  can  be  evaluated  through  improvement  in  performance  measures,  cost,  speed,  Quality,  range  of  services  and  by  creating  the  value  for  customers (Omar E. M. Khalil,  1997,  p.2).

4. Implementing BPR at Allied Bank Limited: 

We will  conduct  analysis  for  allied  bank  to  show  the  effectiveness  of  Business  Process  re-engineering  in  terms  of  cost  effectiveness,  time  saving,  fast  processing,  quality  services  and  smoothens  in  procedures.

4.1 Allied  Bank  Before  2004:

Before  2004,  the  Allied  Bank  Limited  was  using  the  old  methodologies  for  managing  the  banking  processes,  which  includes  the  manual  records  of  accounts,  issuing  cheque  Books,  manual  crediting  &  Debiting  accounts  and  huge  involvement  of  paper  works.

Which  results  a  lot  of  extra  money,  times  and  complexity  and  even  there  are  so  many  chances  of  frauds  and  chances  of  mistakes,  omissions  and  rectifications,  and  Allied  bank  was  categorized  as  third  category  bank  among  other  banks,  like  Bank  Alfalah,  Meezan  Bank,  Askari  Bank,  Muslim  Commercial  Bank,  Standard  Chartered  Banks  and  other  Private  Banks,  which  were  using  the  computerized  records  and  online  banking  services.

4.2 Market  Needs:

At  that  time,  the  market  needs  were  demanding  the  use  of  computer  and  internet  technologies,  like  other  banks  are  were  offering  the  computerized  record  keeping  of  account  holders,  depositing  &  withdrawals  through  computerized  systems,  Inter-Branch  online  banking  and  other  latest  facilities  of  retail  banking.  And  customers  were  liking  the  facilities  of  other  banks,  which  also  started  to  give  credit  cards  for  its  clients,  so  it  was  need  to  conduct  business  process  re-engineering  in  order  to  change  its  processes  from  manual  systems  to  computerized  systems.

4.3 Scope  of  Business  Process  Re-engineering:

At  that  time,  the  Allied  bank  was  taken  over  by  Ibrahim  Group  in  2004  and  the  new  management  started  to  conduct  BPR  across  the  organization  in  order  to  make  it  up-to-date  banks  like  other  banks.  And  the  scope  of  BPR  was  decided  to  make  changing,  like;

  • Computerized Accounts
  • Printed Cheque  Books
  • Building Inter-Branch  Online  Network
  • Automated Teller  Machines  Cards
  • Computerized Statements
  • Internet Banking
  • SMS Alerts
  • Other Important  Reforms  into  Retails

4.4 Results of BPR:

After  completing  the  Business  process  re-engineering,  the  infrastructure  of  Allied  Bank  was  much  more  changed  from  previous.  Now  Allied  Bank  was  providing  almost  all  facilities  like  other  banks  in  Pakistan.  Now  customers  can  use  ATM  Cards,  Access  Account  through  Internet,  Transfer  Money,  Pay  Utility  Bills,  Donations,  Online  Banking  and  other  latest  benefits  of  commercial  banking.  The  old  procedures  and  techniques  were  old  fashioned,  obsolete  and  time  consuming,  for  example,  the  average  time  of  a  customer  serving  a  customer  has  reduced,  errors  and  omissions  are  now  less  and  customer  satisfaction  is  improved.  Now  we  see  in  details  how  the  performance  parameters  are  improved  with  the  help  of  Business  process  re-engineering.

5. Key Performance Indicators in Business Process Re-engineering at ABL:

As  discussed  above,  the  business  process  re-engineering  is  conducted  to  improve  the  vital  performance  parameters  of  an  organization,  which  includes  the  cost,  quickness,  quality,  services  and  flexibility  into  processes.  So  the  main  focus  of  BPR  is  to  improve  the  performance  parameters.  According  to  the  performance  parameters,  the  business  process  re-engineering  must  produce  the  results  in  shape  of  improvement  of  performance  measures  in  a  favorable  ways.    Now  we  see  the  performance  parameters  and  their  favorable  trend.

5.1 Cost:

When  the  process  are  obsolete  and  not  up-to-date  and  without  computer  technologies,  then  cost  of  operation  is  high,  for  example,  in  Allied  Bank,  the  manual  work  was  done  into  registers  and  papers,  which  costs  high  in  terms  of  money,  Time  and  quality.  So  when  process  cost  is  high,  its  directly  affects  the  org.  cost,  and  reduces  the  profits.  So  the  BPR  must  be  conduct  and  the  results  must  be  in  shape  of  decline  into  cost  of  operations  including  all  type  of  costs.

5.2 Quality:

When  process  are  old  fashioned,  then  they  cannot  provide  high  quality  works,  like  in  Allied  Banks,  there  arises  quality  matters  frequently,  like  wrong  postings,  errors  of  mistakes,  errors  of  omissions,  errors  of  commissions  spelling  mistakes  and    non-productive  reporting.  So    when  BPR  is  conducted,  the  quality  must  be  improved,  like  now  Allied  banks  is  using  Computerized  technologies,  which  are  producing  quality  works  and  chances  of  errors  are  not  existing.

5.3 Response  Time:

When  Allied  Bank  was  using  manual  procedures,  it  takes  more  time  to  complete  any  task  and  the  process  are  delayed.  For  example,  when  a  customer  goes  to  cashier  and  presents  a  cheque,  according  to  old  process,  the  check  goes  to  at  least  3-4  persons  and  passes  through  3-4  register  entries  and  then  customer  gets  cash  after  at  least  5  mins,  and  next  customer  gets  delay  due  to  slow  process,  but  in  new  process,  one  window  operation,  when  cheque  is  presented  to  cashier,  customer  gets  in  1-2  min  cash  after  single  computerized  enter  and  signature  of  cashier.  So  it  all  due  to  business  process  re-engineering,  which  has  reduced  the  response  time  more  than  half  as  compared  to  old  techniques  of  doing  work.

5.4 Services:

Allied  Bank  in  past  was  offering  just  conventional  services  of  retail  banking,  which  includes  just  deposits  &  withdrawals,  lockers,  loans  and  bills  collection  facilities.  But  after  conducting  business  process  re-engineering,  the  ABL  is  offering  the  competitive  and  up-to-date  services  by  using  internet  &  computerized  technologies,  like  ATM,  Credit  cards,  SMS  Alerts,  Internet  Banking,  Online  Bill  Payment,  Mobile  Banking,  Insurance  and  Other  latest  Retail  banking.  this  is  all  due  to  BPR,  which  has  increased  and  modify  the  services  which  are  up-to-date  and  competitive.

6. Summery:

The  Business  Process  Re-Engineering  is  an  effective  way  to  increase  the  profitability  through  achieving  business  objectives  and  customers  satisfaction.  Companies  must  periodically  assess  the  needs  of  process  re-engineering  so  that  to  remain  up-to-date  from  market  needs  and  practices.  And  recommendation  includes  focusing  the  performance  parameters  including  cost  effectiveness,  increase  speed,  quality  and  services  improvement.  And  secondly,  the  role  of  information  technologies  cannot  be  ignored  as  the  other  (Omar E. M. Khalil,  1997,  p.2)  cannot  be  ignored,  so  Companies  must  use  the  computerized  and  technology  products  for  improving  the  performance  parameters,  which  overall  increase  the  performance  of  organization  and  help  to  achieve  organizational  goals.  Secondly,  the  role  of  IT  should  be  in  the  form  of  planning,  educating  and  decision  making  at  all  level  of  organization  regarding  re-thing,  re-shape  and  re-engineering  the  processes.  And  finally,  company  must  re-design  the  process  in  such  a  way,  that  can  help  the  company  to  achieve  the  competitive  advantage,  achieve  high  rank  into  industry  as  leader  and  build  positive  image  in  the  customer  mind  by  provide  him  high  quality  services  to  them.


Note: This literature can be used only for academic help, guidance or other academic purposes. The copy and publishing of data is not permitted. The website, on the behalf of authors, reserves the all rights. For more information about results and references, contact via Email: indigoball@hotmail.com.

Download The Full File or Request via Email:



Return to Main Page: Innovation Management / Change Management

Related Articles

Post your comments

Socialization

Subscribe to Blog via Email